Wat we met je gegevens doen
Waar vind ik het privacy statement?
In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Waterscouting Tjerk Hiddes Harderwijk, via het ledenadministratie systeem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy .
Hoe verloopt de lidmaatschapsregistratie?
Je kind kijkt eerst maximaal 3 opkomsten mee. Daarvoor meld je je kind aan via www.tjerkhiddes.nl . Daarna schrijf je je kind in met het inschrijfformulier van het ledenadministratie systeem Scouts Online (SOL). Je vult je gegevens dus direct in SOL in, en niet op onze website. Deze gegevens zijn nodig in verband met het feit dat uw kind dan verzekerd is tijdens de opkomsten. De ledenadministratie verwerkt de inschrijving in SOL. Het nieuwe lid van Waterscouting Tjerk Hiddes krijgt vanuit SOL automatisch een bevestigingsmail, inclusief de toegangsgegevens naar het eigen, persoonlijk account. Leden kunnen dan zelf hun gegevens bijhouden in het ledenadministratie systeem Scouts Online (SOL). Daarnaast kunnen de penningmeester en de secretaris persoonlijke gegevens aanpassen. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy .
Wat bewaart de website zelf?
De ledenomgeving van www.tjerkhiddes.nl draait bij Cloudflare. Cloudflare is daarbij onze verwerker, en bewaart de gegevens alleen in de Europese Unie. De website bewaart zo weinig mogelijk.
Leden en leiding loggen in met Scouts Online. De website krijgt dan je naam, je lidnummer en je rollen. Je adres, je telefoonnummer, je geboortedatum en je bankgegevens bewaart de website niet: die staan alleen in Scouts Online. Een login blijft zeven dagen geldig. Verder bewaart de website de jaarplanning van elke speltak, de ledenlijst en de bakindeling per speltak, en de lijst van de leiding.
Laat je je kind meekijken, dan bewaart de website je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer, de naam van je kind, de speltak en de gekozen opkomsten. Je telefoonnummer verwijderen we 30 dagen na de laatste keer meekijken. Volgt er geen inschrijving, dan verwijderen we je hele account 30 dagen na de laatste keer meekijken. Een week daarvoor krijg je een e-mail.
Wil je leiding worden en kom je kennismaken, dan bewaart de website alleen je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer, tot 90 dagen na die opkomst.
De website verstuurt haar e-mail via Microsoft 365, en bewaart daar geen kopieën van. Het logboek van de website bewaart zeven dagen welke pagina's zijn geopend, zonder inloggegevens. De website gebruikt alleen cookies die nodig zijn om in te loggen.
Wat gebeurt er met gezondheidsformulieren?
Waterscouting Tjerk Hiddes hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier, die per activiteit dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard en zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na afloop van de activiteit vernietigd.
En met allergieën of medicijngebruik?
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Waterscouting Tjerk Hiddes mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet op eigen initiatief registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie, is daarmee de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Wat gebeurt er met financiële gegevens?
Om de financiële administratie te voeren, wordt er gewerkt met automatische incasso voor de contributie. Bij lidmaatschapsregistratie wordt hier expliciet toestemming voor gevraagd. Deze gegevens worden geregistreerd in het ledenadministratie systeem Scouts Online (SOL). De penningmeester van Waterscouting Tjerk Hiddes heeft inzicht in de financiële gegevens.
Wie heeft toegang tot contactgegevens?
Iedere speltak-leiding heeft in het ledenadministratie systeem Scouts Online (SOL) de beschikking over namen, adresgegevens, telefoonnummers en emailadressen van leden en ouders van de betreffende speltak. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Maakt de speltak wel gebruik van een fysieke lijst, dan staan alle ingevoerde gegevens vermeld, zonder de financiële gegevens. Deze fysieke lijsten worden dan in een afgesloten ruimte bewaard.
Wat doen jullie met foto's en video's?
Waterscouting Tjerk Hiddes maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de vereniging en als herinnering. Deze kunnen zowel op social media als op de website www.tjerkhiddes.nl en voor de e-mail nieuwsbrief gebruikt worden. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het gebruiken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Deze gegevens worden geregistreerd in het ledenadministratie systeem Scouts Online (SOL). De toestemming is altijd in te trekken.
Wat gebeurt er bij een datalek?
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Hoe vraag ik inzage of verwijdering aan?
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert waterscouting Tjerk Hiddes binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat ( secretariaat@tjerkhiddes.nl ). Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen